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Zeitmanagement: Diese Tipps helfen Ihnen bei der Selbstorganisation

Verbessertes Zeitmanagement im Alltag
Verbessertes Zeitmanagement im Alltag So schaffen Sie mehr Zeit für Hobbys, Reisen und Familie 00:00:32
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Video: Verbessertes Zeitmanagement im Alltag

Sind sie unorganisiert, unpünktlich und müssen allen Aufgaben hinterherhetzen, weil Sie Schwierigkeiten haben, Deadlines einzuhalten? Nicht nur Arbeitgeber, sondern auch Freunde und Familie sind irgendwann durch Ihre Unzuverlässigkeit genervt und lassen Sie das auch spüren. Spätestens dann sollten Sie Ihr Zeitmanagement dringend neugestalten und wir verraten Ihnen wie das wirklich dauerhaft funktioniert.

Zeitmanagement im Arbeitsalltag verspricht Erfolg

Für ein geordnetes Zeitmanagement ist ein Zeitplaner in schriftlicher oder digitaler Form unerlässlich. Starten Sie jeden Arbeitstag damit, sich realistische Tages- und Wochenziele zu setzten, die Sie innerhalb der gegebenen Zeit tatsächlich schaffen können.

Zielerreichungen motivieren Sie dabei ungemein, also greifen Sie nicht nach den Sternen um danach mit Ihrer eigenen Leistung unzufrieden zu sein.

Anschließend sollten Sie unbedingt priorisieren, das heißt, entscheiden Sie sich, welche Aufgaben für Ihren beruflichen Erfolg besonders relevant sind.

Viele Betroffene haben große Probleme damit, überhaupt Entscheidungen zu treffen. Gute Entscheidungen schnell zu treffen ist eine zusätzliche Herausforderung. Mit der Zeit wird aber auch dieser Prozess Routine, aber das Entscheidungentreffen benötigt Übung und Selbstvertrauen.

Nehmen Sie sich für dieses tägliche Zeitmanagement die SMART- oder ALPEN-Methode nach George T. Doran oder Lothar J. Seiwert zum Vorbild.

Das Akronym ALPEN steht dabei für folgende Planungsschritte:

  1. Aufgaben aufschreiben
  2. Länge (Zeit) realistisch einschätzen
  3. Pufferzeit planen (nur rund 60 Prozent des Arbeitstages verplanen)
  4. Entscheidungen fällen und priorisieren
  5. Nachkontrolle

Die Nachkontrolle ist besonders wichtig, da Sie kleine Erfolge einstreichen können, wenn Sie Ihr Pensum erfüllt haben. Zudem können Sie bewerten, ob gegebenenfalls Prozesse optimiert werden müssen, weil die Aufgaben nicht in der eingeplanten Zeit erledigt werden konnten.

Deshalb klappt’s bei Ihnen mit dem Zeitmanagement nicht

Perfektionsanspruch

Oftmals stehen sich Personen, die kein gutes Zeitmanagement haben, selbst im Weg, weil Sie an vorgegebene Aufgaben zu verkopft herangehen und den Perfektionsanspruch nicht ablegen können, obwohl vielleicht eine nur ‚gute‘ Leistung komplett ausreichen würde. Durch den Perfektionsanspruch fällt es Betroffenen auch schwer, Aufgaben zu delegieren.

Lösung: Fassen Sie Vertrauen in die Kompetenzen anderer und übergeben Sie Aufgaben, das verschafft Ihnen nicht nur mehr Zeit, sondern macht Sie gleich sympathischer.

Arbeitsweise Multitasking

Sprunghaftigkeit und unkonzentriertes Arbeiten können dazu führen, dass man mehrere Aufgaben auf einmal anfängt oder sich einem neuen Punkt widmet, obwohl die vorherige Aufgabe noch gar nicht abgeschlossen ist.

Lösung: Gliedern Sie gleichartige Verpflichtungen zu Aufgabenblöcken, um nicht immer wieder von vorne starten zu müssen. Wenn Sie sich für eine Aufgabe entschieden haben, führen Sie diese auch konzentriert zu Ende, indem Sie ein großes Projekt in kleine Arbeitsschritte unterteilen. Vermeiden Sie von einem zum anderen Projekt zu springen, auch wenn heutzutage immer Multitasking erwartet wird. Legen Sie lieber eine Trink- oder Spazierpause ein, wenn Ihnen der Kopf brummt, bevor Sie eine neue Aufgabe beginnen. Regelmäßige Pausen sind enorm wichtig für eine effektive Leistungskurve und ein konsequentes Zeitmanagement.

Tipp: Lassen Sie sich nicht durch Social Media und Raucherpausen ablenken, wenn Sie sich gerade in einem produktiven Workflow befinden.

Verdrängen

Das Gespräch mit dem Chef oder dem unfreundlichen Kunden ist Ihnen oft einfach zuwider und Sie ziehen dieser unangenehmen Aufgabe immer wieder andere vor.

Lösung: Für ein gelungenes Zeitmanagement, unangenehme Aufgaben, Anrufe oder Gespräche nicht auf die lange Bank schieben, sondern schnellstmöglich bearbeiten. Andernfalls schwirrt Ihnen der unbehagliche Gedanke an die bevorstehende Aufgabe auch während der Freizeit im Kopf herum und löst unterbewusst Stress aus.

Das Ja-Sager-Syndrom

Das größte Problem von kleinen Zeitmanagement Chaoten: sie sagen zu allem ‚Ja und Amen‘. So übernehmen Sie oft eine Unmenge an Aufgaben, die ein normaler Mensch nicht an einem Tag bearbeiten kann.

Lösung: Lernen Sie ‚Nein‘ zu sagen, haben Sie keine Angst davor, was andere Menschen von Ihrer Antwort halten, sondern entscheiden Sie zur Abwechslung mal egoistisch, das gilt sowohl im Büro, als auch privat.

Vermeiden Sie zu jammern, aber sprechen Sie gerne an, wie viel Sie diese Woche noch zu erledigen haben, sonst wird man Sie weiterhin mit Arbeit überhäufen.

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